Privacyverklaring

Het Vlaams Mensenrechteninstituut waarborgt en respecteert jouw privacy in het kader van de verwerking van je persoonsgegevens via onze website. Het Vlaams Mensenrechteninstituut treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) en is in die hoedanigheid verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wij verwerken de persoonsgegevens van de onderstaande categorieën van natuurlijke personen:

• In het kader van een melding: de personen die melden, de personen over wie een melding wordt gedaan en de personen die worden geïdentificeerd in het kader van de behandeling van de melding;
• In het kader van een discriminatieklacht: de partijen, de deskundige en de getuigen;
• De personen die het Vlaams Mensenrechteninstituut een vraag stellen (via e-mail, telefonisch of op een andere manier);
• De raadsleden of derden die een partij bijstaan die betrokken is bij een klacht, bijvoorbeeld familieleden;
• De personen die werkzaam zijn bij of zetelen in de Raad van bestuur van het Vlaams Mensenrechteninstituut;
• De personen die werkzaam zijn bij één van de dienstverleners van het Vlaams Mensenrechteninstituut en die bijvoorbeeld IT-ondersteuning bieden.

De onderstaande categorieën van persoonsgegevens kunnen hiertoe verwerkt worden: 

• Identiteitsgegevens, zoals voor- en achternaam;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer;
• Beroepsgegevens, in de mate dat die relevant zijn, bijvoorbeeld bij een mogelijke discriminatie in werkcontext;
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG die relevant zijn, bijvoorbeeld etnische afkomst of seksuele gerichtheid in het kader van een melding, klacht of vraag;
• Strafrechtelijke gegevens in de zin van art. 10 AVG die relevant zijn;
• Audio, video, afbeeldingen en officebestanden die persoonsgegevens bevatten en die als bijlage worden opgeladen bij een melding, klacht of vraag;
• Persoonsgegevens die blijken uit de feitelijke omstandigheden in verband met de vraag, melding of klacht, zoals bijvoorbeeld de naam van getuigen, familieleden, adresgegevens, …; 
• Persoonsgegevens die blijken uit de opvolging van de klacht, zoals bijvoorbeeld de naam van de dossierbehandelaar van het Vlaams Mensenrechteninstituut.

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens als volgt:   

• Wanneer je jouw persoonsgegevens rechtstreeks op de website oplaadt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je als burger je eigen persoonsgegevens opgeeft bij het doen van een melding of klacht via het meldingsformulier op de website. Dit kan ook het geval zijn voor natuurlijke personen die werkzaam zijn bij het Vlaams Mensenrechteninstituut, zoals een dossierbehandelaar die een vraag, melding of klacht opvolgt of voor andere medewerkers of leden van de Raad van Bestuur van het Vlaams Mensenrechteninstituut; 
• Wanneer je jouw persoonsgegevens rechtstreeks kenbaar maakt via een poststuk dat naar het postadres werd gestuurd. Deze poststukken worden door Het Facilitair Bedrijf ingescand en digitaal aan het Vlaams Mensenrechteninstituut bezorgd. Zo kan het Vlaams Mensenrechteninstituut haar dossiers volledig digitaal behandelen. Poststukken met de vermelding “vertrouwelijk” of “(medisch) geheim” worden echter niet ingescand, maar ongeopend aan het Vlaams Mensenrechteninstituut bezorgd;
• Wanneer we jouw persoonsgegevens onrechtstreeks ontvangen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een medewerker van het Vlaams Mensenrechteninstituut manueel de gegevens invoert (bijvoorbeeld wanneer een klacht wordt ingediend via mail, brief of telefoon). Dit kan ook het geval zijn wanneer een organisatie, instelling of rechtspersoon persoonsgegevens bezorgt (bijvoorbeeld bij het doen van een melding) of wanneer de melding of klacht ook persoonsgegevens over andere dan de melder of klager bevat (bijvoorbeeld de verweerder).

Meldingen kunnen ook anoniem gebeuren. In dat geval vindt er geen verwerking van persoonsgegevens van de melder plaats. Klachten kunnen niet anoniem gebeuren.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens slechts voor zover dit verenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Ook is verwerking van je persoonsgegevens beperkt tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor deze doeleinden. Het betreft de onderstaande doeleinden:

• Om de burgers en relevante belanghebbenden te informeren over de werking en dienstverlening van het Vlaams Mensenrechteninstituut;
• Om vragen, meldingen en klachten te laten behandelen en te communiceren met burgers en belanghebbenden die ons contacteren met vragen of in het kader van meldingen over mensenrechtenschendingen en discriminatieklachten.

Hiervoor verwerken wij de persoonsgegevens opgesomd in de vorige titel.

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van de onderstaande verwerkingsgronden:

• De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming als je ons zelf contacteert en je persoonsgegevens meedeelt (artikel 6, lid 1, a) AVG en art. 9, lid 2, a) AVG);
• De behandeling van vragen, meldingen en klachten en de communicatie met de betrokken partijen gebeurt op basis van een taak van algemeen belang (artikel 6, lid 1, e) AVG);
• Voor de verwerking van gevoelige gegevens zoals etnische afkomst of seksuele gerichtheid of biometrische gegevens (als je ons een afbeelding of audiobestand met je stem bezorgt) gebeurt de verwerking op basis van een taak van zwaarwegend algemeen belang (art. 9, lid 2, g) AVG);
• Voor de verwerking van strafrechtelijke gegevens in de zin van artikel 10 AVG zijn, zijn de gegevens kennelijk door de betrokkene op eigen initiatief openbaar gemaakt (art. 10, § 1, 6° Kaderwet).

Onze taak van (zwaarwegend) algemeen belang is vastgesteld in art. 28, § 6 van het Decreet van 28 oktober 2022 tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut.

(Kaderwet: wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.)

Het Vlaams Mensenrechteninstituut kan een beroep doen op derde partijen om bepaalde (verwerkings)activiteiten uit te voeren als dat noodzakelijk is om de beschreven doeleinden uit te voeren. In alle gevallen zullen wij ervoor zorgen dat er voldoende waarborgen zijn voor de bescherming en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Zo worden voor de verwerkingen die zijn beschreven in deze privacyverklaring, jouw persoonsgegevens doorgestuurd aan de volgende partijen:

• Dienstverleners die namens ons optreden om bepaalde verwerkingsactiviteiten uit te voeren, zoals Digitaal Vlaanderen of de dienstverlener die onze website bouwde;
• Advocaten en externe adviseurs: in bepaalde gevallen kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan advocaten en externe adviseurs als dit nodig is om ons advies te geven of om onze rechten te verdedigen;
• Overheidsinstanties: in bepaalde gevallen kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan toezichthoudende autoriteiten of politie-, gerechtelijke of andere autoriteiten als wij van mening zijn dat wij hiertoe verplicht zijn op basis van de toepasselijke wet- of regelgeving of op basis van een ander wettig verzoek of bevel. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen, behalve wanneer dit door de wet of een gerechtelijk bevel zou worden vereist.

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de hierboven uiteengezette doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij dit verplicht is op basis van een wettelijke bepaling. Daarna worden de persoonsgegevens vernietigd.

Wij bewaren de persoonsgegevens tot vijf jaar nadat het Vlaams Mensenrechteninstituut de melding of de klacht heeft ontvangen. 

Het Vlaams Mensenrechteninstituut neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beschermen gegevens en de mogelijke risico's, om de persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen ongewilde of ongeoorloofde vernietiging, tegen ongewild verlies en tegen wijziging, toegang en enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (hierna 'EER').

In sommige gevallen kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld met of toegankelijk zijn voor een derde partij gelegen buiten de EER. 

In dit verband verbinden wij ons ertoe een passend en toereikend beschermingsniveau voor jouw gegevens te waarborgen, in het bijzonder door ervoor te zorgen dat wij of de verwerker zich kan beroepen op een adequaatheidsbesluit op grond van artikel 45 AVG, door standaardcontractbepalingen te (laten) sluiten op basis van artikel 46, lid 2 AVG aangevuld met passende waarborgen of door een beroep te doen op een andere passende waarborg overeenkomstig Hoofdstuk V GDPR.

Als je vragen hebt, meer informatie wilt of inzage wenst over de mogelijke doorgifte van je persoonsgegevens buiten de EER, kan je ons een gedateerd en ondertekend verzoek bezorgen via gegevensbescherming@vmri.be.

Als betrokkene heb je onder de AVG de volgende rechten die je kan uitoefenen:  

• Recht op inzage: je hebt het recht op inzage van de persoonsgegevens die worden verwerkt en om informatie op te vragen over de verwerking van je persoonsgegevens. Je hebt ook het recht om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
• Recht op rectificatie en wissing van gegevens: je hebt recht op correctie en aanvulling van je gegevens als je gegevens onjuist of onvolledig zijn. Je hebt ook recht op het vervolledigen van onvolledige persoonsgegevens. Je mag eisen dat je persoonsgegevens worden gewist als deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden, er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking of je terugkomt op je toestemming voor de verwerking van bepaalde gegevens en het Vlaams Mensenrechteninstituut zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking. 
• Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken als je de juistheid van die gegevens betwist of als je je verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat die gegevens alleen nog kunnen verwerkt worden met je toestemming voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon. 
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je kan de persoonsgegevens die je verstrekte en die geautomatiseerd verwerkt worden, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat, zodat je die kan doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij die, op jouw vraag en als dat technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens om redenen die verband houden met je bijzondere situatie, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen of in het kader van een rechtsvordering. 
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming: je hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of dat je anderszins in aanmerkelijke mate treft. Het Vlaams Mensenrechteninstituut doet niet aan geautomatiseerde besluitvorming.

Bij verzoeken om je bovenstaande rechten uit te oefenen of bij vragen en/of opmerkingen over deze privacyverklaring en de wijze waarop je persoonsgegevens worden verwerkt, kan je contact met ons opnemen via gegevensbescherming@vmri.be. 

Als je een verzoek wenst te doen om je bovenstaande rechten uit te oefenen, vragen wij jou om ons een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. Op deze manier kunnen wij je identiteit controleren. Het Vlaams Mensenrechteninstituut kan je verzoek niet behandelen zonder een bewijs van je identiteit. We raden je aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. 

Het Vlaams Mensenrechteninstituut reageert doorgaans binnen één maand op je verzoek, tenzij dit niet mogelijk is vanwege de complexiteit van je verzoek of het aantal verzoeken dat je hebt ingediend. In een dergelijk uitzonderlijk geval word je daar uiterlijk binnen één maand over ingelicht en wordt de reactietermijn met maximaal twee maanden verlengd.

Merk op dat de toepasselijke wetgeving voorwaarden kan opleggen aan de uitoefening van de bovenvermelde rechten en uitzonderingen op deze rechten kan voorzien.

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, kan je ons contacteren via gegevensbescherming@vmri.be. 

Ben je van mening dat het Vlaams Mensenrechteninstituut je persoonsgegevens heeft verwerkt in strijd met de toepasselijke regelgeving? Dan heb je steeds het recht om een klacht in te dienen bij:

• De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Dit kan per post op het adres te 1000, Brussel, Drukpersstraat 35 of via e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be. 
• De Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) via het klachtenformulier.

Het Vlaams Mensenrechteninstituut behoudt zich het recht om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. We raden je aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Wijzigingen aan de privacyverklaring worden transparant gemeld op de website van het Vlaams Mensenrechteninstituut. 

Deze versie van de privacyverklaring dateert van 14 november 2023.